Nous avons eu de rigoureuses et honnêtes conversations avec nos clients au sujet de la sensibilité entourant ces temps d’incertitude, pour discuter de la façon dont leur produit/service/réputation seront perçus à travers leurs gestes au cours des prochains mois.

Alors que plusieurs gestionnaires ressentent encore de la pression de l’interne de générer de la visibilité malgré le climat actuel, nous voulions partager nos meilleurs pratiques pour travailler avec les médias tout en protégeant la réputation de l’entreprise.

Comment communiquer avec les médias

D’abord, vous devez considérer attentivement si votre annonce de nouveau produit doit se faire maintenant, ou si vous pouvez attendre que les choses se calment post-COVID-19. Dans la plupart des cas, une approche proactive sera perçue comme un manque de tact.

Si vous décidez d’aller de l’avant, vous devrez évidemment offrir une entrevue par téléphone ou par visioconférence au lieu d’une rencontre en personne. Si vous annoncez un nouveau produit, assurez-vous que la personne est bien préparée à parler des nouvelles fonctionnalités par visioconférence, puisque ce format diffère d’une démonstration en personne.

Puisque le journaliste ne pourra voir le produit ou le service pendant un événement, rassemblez le plus de matériel numérique possible – plus que d’habitude – pour aider à mieux en illustrer l’histoire. En plus des photos et démos par vidéo, d’autres éléments comme un infographique, un diagramme ou des gifs sont importants.

Prenez le temps de consulter le travail récent du journaliste avant de le contacter. Si le journaliste ne couvre présentement que des sujets liés à COVID-19, ce n’est probablement pas le temps de l’approcher. On doit éviter d’embourber leur boîte courriel alors qu’ils doivent se concentrer sur leur sujet. S’ils ont de l’intérêt pour des nouveaux produits, rappelez-vous que plusieurs publications n’acceptent plus les paquets – contactez le journaliste avant de leur envoyer quoi que ce soit.

Quand vous parlez avec les journalistes, soyez encore plus aimable et utile que d’habitude. Ce n’est pas le moment de tenter de convaincre à tout prix. Gardez en tête qu’ils vivent la même angoisse que nous vivons tous. C’est le moment d’être humain, poli et courtois.

Certains journalistes et affectateurs ne sont pas sur la ligne de front et nous disent être encore à l’affût de sujets qui ne traitent pas du virus parce qu’ils ont d’autres sections à remplir.

Proactif vs réactif

Nous avons conseillé à nos clients dont les affaires sont affectées par la situation de plusieurs façons de publier (et de mettre à jour régulièrement) une déclaration sur leur site web expliquant comment ils gèrent la situation. De cette façon, si des journalistes les contactent, ils peuvent les référer au site tout en leur laissant savoir qu’il serait mis à jour régulièrement.

Lorsque vous devez planifier une entrevue, abordez la situation dans un contexte de crise : basez-vous sur un Q&R établi et pratiquez avec votre porte-parole à l’avance. Gardez les entrevues courtes – 10 à 15 minutes sont suffisantes.

Certains journalistes et affectateurs ne sont pas sur la ligne de front et nous disent être encore à l’affût de sujets qui ne traitent pas du virus parce qu’ils ont d’autres sections à remplir. Si un journaliste vous contacte, rappelez-vous de faire preuve de prudence et assurez-vous que votre entrevue/déclaration tient compte de la sévérité de la situation et ne fait pas de promotion.

À éviter

Il sera très mal vu d’approcher un journaliste pour lui parler d’un sujet qui profite de la situation, comme ces exemples :

• « Puisque les gens travaillent de la maison, ils peuvent maintenant tirer parti de la version en ligne de (produit client). »
• « En raison de la crise, vous pouvez maintenant acheter toutes nos saveurs de (produit client) à 50% de rabais »
• « Notre service aide nos clients à s’orienter pendant cette crise. »

Explorez les sujets qui ne sont pas reliés au virus

À part gérer les communications durant cette crise, comment pouvons-nous maximiser cette période?

Nous nous sommes affairés à aider nos clients à se préparer pour de prochaines opportunités de couverture, particulièrement des articles de fonds. Nous devons toujours composer avec le manque de temps pour se concentrer sur des lignes de communications pour positionner judicieusement nos clients. Nous avons rarement la chance d’interviewer des parties prenantes de l’organisation qui ont des histoires intéressantes à raconter. Nous avons plus l’habitude de tenter de garder le rythme dans la « roue de hamster » qu’est le cycle de nouvelles.

Alors nous utilisons ce temps pour faire des recherches et explorer des sujets qui aident à illustrer le narratif de l’entreprise. Après tout, la plus belle récompense dans notre métier c’est de bâtir une histoire pour nos clients qui aboutit dans une publication d’importance et qui inclut nos bons messages au bon moment.

Ce n’est peut-être pas pour tout de suite, mais quand nous aurons passé au travers de cette crise, disposer d’une réserve de bons sujets aidera très certainement nos clients à se relancer et à se remettre sur pied rapidement.

Si votre organisation a besoin de soutien ou de conseils pendant cette période d’incertitude, voici un lien pour trouver les dernières nouvelles, observations et ressources liées à la COVID-19.